MINUTES (ACTAS)

Las actas de la reunión son notas sobre lo que sucedió en la reunión: qué se debatió y decidió, qué va a hacer cada uno y cuando tendrá lugar la siguiente reunión. Las actas son útiles ya que se le pueden dar a la gente que estuvo ausente en la reunión y sirven como registro posteriormente.

Antes de la reunión:

• Elegir el medio a utilizar para tomar notas ( por ejemplo: lápiz y papel, computadora personal). Una opción también es usar un grabador que sirva de soporte de las notas.
• Estar preparado. Leer el temario de la reunión y cualquier tipo de documentos esenciales a debatir en la reunión. Tener las actas de la reunión anterior como referencia. Es especialmente importante estar preparado si tu planeas ser un participante activo durante la reunión.

Durante la reunión:

• Seguir a todos los participantes de la reunión. El secretario debe tener una lista completa de todos los participantes de la reunión. Si tú no estás familiarizado con los nombres de los participantes, pide que te sean presentados o circula una lista de participantes.
• Evitar tomar nota de absolutamente todo. Concentrarse en registrar las ideas generales de los temas debatidos, de los puntos más salientes, qué decisiones se tomaron y quién las llevará a cabo.

Al cabo de la reunión:

• Redactar las actas lo más pronto posible, mientras que la información permanece fresca en la memoria.
• Pedir ayuda si hace falta. Es de gran ayuda pedirle a otro participante de la reunión que revise las notas antes de ser distribuidas para chequear si se ha omitido información.
• Hacer copias y distribuir las actas entre los miembros del equipo ( por correo electrónico, correo postal, en el colegio- lo que sea más práctico).
• Guardar un registro de las actas. Tener todas las actas juntas en una carpeta o en un archivo digital.

Qué información incluir:

• Incluir la fecha, la hora, el lugar y el tipo de reunión ( semanal, mensual, ó con un objetivo especial)
• Incluir los nombres de los participantes de la reunión.
• Escribir los puntos en el orden en que se debatieron. Dar a cada punto un encabezamiento por separado.
• Redactar las actas en forma concisa y pertinente. No es necesario escribir cada detalle de cada discusión; tampoco lo es registrar asuntos irrelevantes con respecto a los temas en cuestión.
• Hacer hincapié en los pasos a seguir. Durante la reunión, el grupo debe decidir qué acciones se llevarán a cabo y quién será responsable de cada tarea. Una manera de recalcar los pasos a seguir es subrayando los mismos en las actas o escribiéndolos en negrita. Otra opción es adjuntar a las actas una lista con los pasos a seguir.
• Ser los más preciso posible y eliminar cualquier tipo de opinión subjetiva propia. Las actas deben ser objetivas y auténticas.
• Anotar el lugar, la hora y la fecha de la próxima reunión. De esta manera, todos los miembros estarán informados por adelantado.